Официальный партнер фирмы 1С в Нижнем Новгороде

Клиентская база в программах 1С

• блокнот;
• листочки;
• электронные таблицы Excel;
• бесплатные электронные органайзеры;
• почтовые клиенты;
• самодельный софт.

Вроде на первый взгляд ничего страшного. Но давайте посмотрим на несколько неловких ситуаций.

Во-первых, мы не можем контролировать сотрудников. Не понятно, с кем они работают.

Во-вторых, типичная ситуация: заболел один из менеджеров. А у него в блокнотике было записано, что нужно позвонить Кириллу Анатольевичу и обсудить детали контракта.

Разумеется, мы вряд ли позвоним. Можно сказать, что одна из сделок сорвалась.

В-третьих, нередки случаи, когда работник от нас уходит. Беда в том, что и все его личные записи уходят вместе с ним.

Что ж, задача ясна, нужно собрать всю клиентскую базу в одно место, а также легко управлять, анализировать и контролировать ее.

Первый путь, который приходит на ум. Давайте придумаем регламент, чтобы каждый сотрудник заполнял каждый день файл электронной таблицы Excel.

Отличная идея, только кто потом будет заниматься сбором этой информации в одно место. Да и анализировать ее не самое лучшее занятие.

Кстати, сотрудники в дальнейшем сами будут путаться. Сотрудник будет туго вспоминать: «А в каком файле у меня информация об ООО «Парус?»

Второй путь, использовать один общий файл Excel. Но и тут есть подводные камни: одновременно с файлом может работать один человек.

Разумеется, работа на некоторое время встанет. Да и для некоторых будет отличный предлог попинать балду, мол ждал своей очереди.

Третий путь, использовать одну из учетных систем: 1С:Комплексная автоматизация 8 или 1С:Управление торговлей 8 ред. 10.3.

Далее рассмотрим, как их можно запрячь для решения нашей задачи.

Все примеры будут рассмотрены на основе 1С:Комплексная автоматизация 8, но для 1С:Управление торговлей 8 ред. 10.3 делается все аналогично.

Для хранения информации о клиентах необходимо использовать справочник Контрагенты.

В данном справочнике Вы можете хранить всю необходимую информацию о контактных лицах (не только имя и фамилию, но и дату дня рождения), контактных данных (адреса, телефоны, электронную почту и пр.).

Разумеется, можно всегда проверить, насколько полно заполняется контактная информация. Для этого необходимо использовать отчет о контактной информации.

Для открытия выберем в главном меню Отчеты->Управление отношениями с клиентами-> Отчет о контактной информации.

Далее необходимо произвести некоторые настройки. В открывшемся окне в правом верхнем углу нажмем кнопку Настройки.

В отчете мы хотим выбрать информацию из справочника контрагентов и проверить на заполнение информацию о телефоне, юридическом адресе, об адресе электронной почты и web-странице компании.

Далее проведем соответствующую настройку. На картинке указывается, что необходимо отметить.

В результате мы получаем:

Теперь мы можем оценить, насколько полная у нас хранится информация.

Например, если телефонов, как кот наплакал, то следует дать втык менеджерам по продажам.

А также, насколько много у нас информации, чтобы начать «обзвон» или рассылку по почте.

Заключение

Что мы в итоге получили от использования учетной системы?

Во-первых, все хранится в одном месте (в одной базе данных).

Во-вторых, Вы можете легко управлять и анализировать данные. В приведенном выше примере мы проверили качество заполнения базы клиентов.

В-третьих, можно разграничить доступ для сотрудников. Например, сотрудник, который работает с конкретным регионом, видел только своих сотрудников.

О том, как это сделать, можно прочитать в статье Как повысить безопасность в системе автоматизации или что такое RLS (Record Level Security)?